Weryfikacja majątku szkolnego
Australijskie szkoły, należące zarówno do sektora publicznego jak i prywatnego, poprosiły firmę RGIS o weryfikację oraz zaktualizowanie bazy środków trwałych. W każdej ze szkół opiekę nad majątkiem pełniła wyznaczona do tego celu osoba odpowiedzialna materialnie.
WYMAGANIA
Majątkiem szkoły zarządza kierownik placówki, jednak raz lub dwa razy do roku zostaje zlecona pełna kontrola ksiąg majątkowych, połączona z uaktualnieniem bazy o nowo nabyte środki trwałe. Wymagania były następujące:
- Firma RGIS współpracowała bezpośrednio z każdym z kierowników
- Prace przeprowadzano co roku lub dwa razy w roku w obrębie jednej placówki
- Firma RGIS miała za zadanie zebrać wszelkie wymagane dane dotyczące majątku a dane zgromadzone podczas spisu miały być przekazane w wymaganym przez Klienta formacie w celu zintegrowania z systemem zarządzania majątkiem
- Wszyscy pracownicy RGIS zostali przeszkoleni w zakresie pracy w obecności dzieci
ROZWIĄZANIE
Współpraca pomiędzy RGIS a kierownikami zarządzającymi majątkiem wyglądała następująco:
- Firma RGIS przydzieliła od 2 do 10 osób do każdej placówki w celu wykonania spisu w czasie 5-6 godzin na lokalizację
- W każdej placówce znajdowało się od 500 do 2000 sztuk środków trwałych
- Rejestry zawierały następujące dane: numer inwentarzowy, opis, producent, model oraz numer seryjny urządzenia
- Dane te były wgrywane do skanerów elektronicznych używanych do przeprowadzenia spisu, następnie po zeskanowaniu numeru środka z etykiety zespół sprawdzał poprawność informacji przekazanych w rejestrze
- Środki trwałe nie występujące w rejestrze były oklejane nową etykietą inwentaryzacyjną I dokładnie opisywane
- W zakres spisu wchodziły takie środki, jak: klimatyzatory, access pointy, projektory, laptopy, Ipady, telewizory, kserokopiarki, serwery, szafy teletechniczne, sprzęt sportowy, wyposażenie placów zabaw, instrumenty muzyczne oraz sprzęt do utrzymania i konserwacji terenu. Stoły oraz krzesła były zliczane metodą ilościową, bez oklejania pojedynczych sztuk numerami
- Po zakończeniu spisu zespół RGIS przygotował raporty braków i nadwyżek w celu wygenerowania raportu
REZULTATY
Dzięki współpracy z firmą RGIS, szkoły odniosły wymierne korzyści:
- Zaktualizowano rejestr środków trwałych
- Majątek uszkodzony lub nieodnaleziony podczas spisu został usunięty z bazy danych
- Uaktualniono rejestr o środki trwałe dotychczas nie wprowadzone do bazy majątku
- Kierownicy placówek mogli pracować na zaktualizowanych danych
- Ustalono faktyczny stan oraz liczbę środków trwałych, dzięki czemu można było zmniejszyć zamówienia nowych części majątku