INFORMACJA O POLITYCE PRYWATNOŚCI KANDYDATA (RODO)

Jaki jest cel tego dokumentu?

RGIS Uslugi Inwentaryzacyjne SP. z o.o. jest “kontrolerem danych”. Oznacza to, że jesteśmy odpowiedzialni za decydowanie o tym, w jaki sposób przechowujemy i wykorzystujemy Państwa dane osobowe. Otrzymują Państwo kopię niniejszej informacji o ochronie danych osobowych, ponieważ ubiegają się Państwo o pracę u nas (jako pracownik, pracownik lub wykonawca). Informuje o tym, w jaki sposób i dlaczego Twoje dane osobowe będą wykorzystywane, mianowicie do celów rekrutacji i jak długo będą one zazwyczaj przechowywane. Zawiera on pewne informacje, które muszą zostać przekazane zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych ((UE) 2016/679) (RODO).

Zasady ochrony danych

Będziemy przestrzegać prawa i zasad ochrony danych osobowych, co oznacza, że Twoje dane będą:

• Wykorzystywane zgodnie z prawem, sprawiedliwie i w sposób przejrzysty.
• Gromadzone wyłącznie w ważnych celach, które jasno Państwu wyjaśniliśmy i nie są wykorzystywane w sposób niezgodny z tymi celami.
• Istotne z punktu widzenia celów, o których Państwu powiedzieliśmy i ograniczone tylko do tych celów.
• Dokładne i aktualne.
• Przechowywane tylko tak długo, jak to konieczne do celów, o których Ci powiedzieliśmy.
• Utrzymywane bezpiecznie.

Rodzaj informacji, które posiadamy na Twój temat

W związku z Państwa aplikacją do pracy z nami, będziemy zbierać, przechowywać i wykorzystywać następujące kategorie danych osobowych dotyczących Państwa:

• Informacje, które podałeś nam w swoim życiorysie i liście motywacyjnym.
• Informacje, które podałeś w naszym formularzu zgłoszeniowym, w tym nazwisko, tytuł, adres, numer telefonu, osobisty adres e-mail, data urodzenia, płeć, historia zatrudnienia, kwalifikacje.
• Wszelkie informacje przekazane nam podczas rozmowy kwalifikacyjnej.
• Wyniki oceny.

Możemy również gromadzić, przechowywać i wykorzystywać następujące rodzaje bardziej poufnych danych osobowych:

• Informacje o Twojej rasie lub pochodzeniu etnicznym, przekonaniach religijnych, orientacji seksualnej i poglądach politycznych.
• Informacje o Twoim zdrowiu, w tym o stanie zdrowia, stanie zdrowia i przebiegu choroby.
• Informacje o wyrokach skazujących i przestępstwach.

W jaki sposób gromadzone są Twoje dane osobowe?

Zbieramy dane osobowe (w tym poufne dane osobowe) dotyczące kandydatów (wymienionych powyżej) z następujących źródeł:

• Ty, kandydat.
• Agencje rekrutacyjne.
• Dostawcy usług sprawdzania otoczenia.
• Agencje informacji kredytowej.
• Służba ds. ujawniania i blokowania w odniesieniu do wyroków skazujących za przestępstwa.
• Wymienieni sędziowie.

W jaki sposób wykorzystamy informacje o Tobie

Będziemy wykorzystywać dane osobowe, które gromadzimy na Twój temat:

• Oceń swoje umiejętności, kwalifikacje i przydatność do pracy i/lub roli.
• W stosownych przypadkach należy przeprowadzić weryfikację danych osobowych i referencji.
• Skontaktuj się z Tobą w sprawie procesu rekrutacji.
• Prowadzenie dokumentacji związanej z naszymi procesami rekrutacyjnymi.
• Przestrzegać wymogów prawnych lub regulacyjnych.

W naszym uzasadnionym interesie leży decyzja, czy mianować Cię na stanowisko/pracę, ponieważ mianowanie kogoś na to stanowisko/pracę byłoby korzystne dla naszej firmy.

Musimy również przetwarzać Twoje dane osobowe, aby zdecydować, czy zawrzeć z Tobą umowę o pracę.

Po otrzymaniu Twojego CV/listu motywacyjnego/formularza zgłoszeniowego (a w przypadku niektórych wyników, wyników Twojej oceny, przetwarzamy te informacje, aby zdecydować, czy spełniasz podstawowe wymagania, które należy spełnić, aby znaleźć się na krótkiej liście kandydatów na dane stanowisko. Jeśli tak, zdecydujemy, czy Twoja aplikacja jest wystarczająco silna, aby zaprosić Cię na rozmowę kwalifikacyjną. Jeśli zdecydujemy się zaprosić Cię na rozmowę kwalifikacyjną, wykorzystamy informacje, które nam podasz podczas rozmowy kwalifikacyjnej, aby zdecydować, czy zaproponować Ci stanowisko/pracę. Jeśli zdecydujemy się zaproponować Ci stanowisko/pracę, przyjmiemy referencje i/lub przeprowadzimy rejestr karny i/lub przeprowadzimy jakąkolwiek inną kontrolę przed potwierdzeniem Twojego spotkania lub uzależniając Twoje spotkanie od otrzymania zadowalających wyników kontroli.

W przypadku nieprzekazania danych osobowych

Jeśli na żądanie nie dostarczą Państwo informacji, które są niezbędne do rozpatrzenia Państwa wniosku (np. dokumenty potwierdzające kwalifikacje lub historię pracy), nie będziemy w stanie rozpatrzyć Państwa wniosku z powodzeniem. Na przykład, jeśli wymagamy oceny zdolności kredytowej lub referencji do pełnienia tej roli i nie podasz nam odpowiednich szczegółów, nie będziemy w stanie rozpatrzyć Twojego wniosku dalej.

W jaki sposób wykorzystujemy szczególnie wrażliwe dane osobowe

Państwa szczególnie wrażliwe dane osobowe będziemy wykorzystywać w następujący sposób:

• Wykorzystamy informacje o stanie niepełnosprawności, aby rozważyć, czy w trakcie procesu rekrutacji należy wprowadzić odpowiednie zmiany, np. czy zmiany należy wprowadzić w trakcie oceny lub rozmowy kwalifikacyjnej.

• Będziemy wykorzystywać informacje na temat Twojej rasy, pochodzenia narodowego lub etnicznego, przekonań religijnych, filozoficznych lub moralnych, Twojego życia seksualnego lub orientacji seksualnej w celu zapewnienia znaczącego monitorowania i zgłaszania równych szans.

Informacje o wyrokach skazujących w sprawach karnych

Przewidujemy, że będziemy przetwarzać informacje o wyrokach skazujących.

Będziemy zbierać informacje o historii wyroków skazujących, jeśli chcemy zaoferować Ci pracę/funkcję (pod warunkiem, że kontrole i wszelkie inne warunki, takie jak referencje, będą zadowalające). Nasi klienci są zobowiązani przez nas do przeprowadzenia kontroli rejestrów karnych w celu upewnienia się, że w historii wyroków skazujących nie ma nic, co sprawiłoby, że nie nadawałbyś się do pełnienia tej roli. W szczególności:

Role związane z kontrolą zapasów wymagają wysokiego stopnia zaufania i uczciwości, ponieważ wiąże się to z zajmowaniem się zapasami klientów, dlatego chcielibyśmy poprosić o podstawowe ujawnienie historii karnej.

Dysponujemy odpowiednim dokumentem politycznym i zabezpieczeniami, które są wymagane przez prawo, aby zachować podczas przetwarzania takich danych.

Automatyczne podejmowanie decyzji

Nie będziesz podlegał decyzjom, które będą miały na Ciebie znaczący wpływ wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane podejmowanie decyzji.

Udostępnianie danych

Dlaczego możesz udostępniać moje dane osobowe osobom trzecim?

Wszyscy nasi usługodawcy zewnętrzni oraz inne podmioty z grupy są zobowiązani do podjęcia odpowiednich środków bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych użytkownika zgodnie z naszymi zasadami. Nie zezwalamy naszym zewnętrznym usługodawcom na wykorzystywanie Państwa danych osobowych do własnych celów. Zezwalamy im na przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w określonych celach i zgodnie z naszymi instrukcjami.

Bezpieczeństwo danych

Wprowadziliśmy odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby zapobiec przypadkowej utracie, wykorzystaniu lub nieuprawnionemu dostępowi do Twoich danych osobowych, ich zmianie lub ujawnieniu. Ponadto ograniczamy dostęp do Twoich danych osobowych do tych pracowników, agentów, wykonawców i innych stron trzecich, które mają biznesową zasadę ograniczonego dostępu. Będą oni przetwarzać dane osobowe użytkownika wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami i podlegają obowiązkowi zachowania poufności. Szczegółowe informacje na temat tych środków można uzyskać na stronie privacy@rgis.com

Wprowadziliśmy procedury postępowania w przypadku podejrzewanego naruszenia bezpieczeństwa danych i powiadomimy Ciebie i każdego właściwego regulatora o podejrzewanym naruszeniu, w przypadku gdy jest to wymagane prawem.

Zatrzymywanie danych

Jak długo będziesz używał moich informacji?

Będziemy przechowywać Twoje dane osobowe przez okres 6 miesięcy od momentu poinformowania Cię o naszej decyzji o powołaniu Ciebie. Przechowujemy Twoje dane osobowe przez ten okres, abyśmy mogli wykazać, w przypadku roszczeń prawnych, że nie dyskryminowaliśmy kandydatów z powodów zakazanych oraz że przeprowadziliśmy rekrutację w sposób uczciwy i przejrzysty. Po tym okresie bezpiecznie zniszczymy Twoje dane osobowe zgodnie z naszą polityką przechowywania danych.

Jeśli chcemy zachować Twoje dane osobowe w pliku, na podstawie tego, że w przyszłości może pojawić się kolejna możliwość i możemy chcieć rozważyć Cię w tym celu, napiszemy do Ciebie oddzielnie, zwracając się do Ciebie o wyraźną zgodę na zachowanie Twoich danych osobowych przez określony czas na tej podstawie.

Prawo do dostępu do danych, ich poprawiania, usuwania i ograniczania

Prawa użytkownika w związku z danymi osobowymi

W pewnych okolicznościach, zgodnie z prawem, masz do tego prawo:

• Poproś o dostęp do swoich danych osobowych (powszechnie znany jako “wniosek o dostęp osoby, której dane dotyczą”). Umożliwia to otrzymanie kopii przechowywanych przez nas danych osobowych oraz sprawdzenie, czy są one przetwarzane zgodnie z prawem.
• Poproś o poprawienie danych osobowych, które posiadamy na Twój temat. Umożliwia to skorygowanie wszelkich niekompletnych lub niedokładnych informacji, które posiadamy na Twój temat.
• Żądanie usunięcia danych osobowych użytkownika. Umożliwia to zwrócenie się do nas z prośbą o usunięcie lub usunięcie danych osobowych, w przypadku gdy nie ma powodu, abyśmy kontynuowali ich przetwarzanie. Użytkownik ma również prawo poprosić nas o usunięcie lub usunięcie swoich danych osobowych w przypadku, gdy skorzystał z prawa do sprzeciwu wobec ich przetwarzania (patrz poniżej).
• Sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych użytkownika w przypadku, gdy polegamy na uzasadnionym interesie (lub interesie strony trzeciej) i istnieje coś na temat konkretnej sytuacji użytkownika, co sprawia, że chce on sprzeciwić się przetwarzaniu na tej podstawie. Mają Państwo również prawo sprzeciwić się przetwarzaniu Państwa danych osobowych w celach marketingu bezpośredniego.
• Prosimy o ograniczenie przetwarzania Państwa danych osobowych. Umożliwia to zwrócenie się do nas o zawieszenie przetwarzania danych osobowych dotyczących Państwa, na przykład w celu ustalenia ich dokładności lub powodu ich przetwarzania.
• Poproś o przekazanie Twoich danych osobowych innej stronie.

Jeśli chcesz sprawdzić, zweryfikować, poprawić lub zażądać usunięcia swoich danych osobowych, sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych osobowych lub zażądać przekazania kopii swoich danych osobowych innej stronie, skontaktuj się z privacy@rgis.com

Prawo do wycofania zgody

Kiedy ubiegałeś się o tę funkcję, wyraziłeś zgodę na przetwarzanie Twoich danych osobowych dla celów rekrutacyjnych zgodnie z niniejszym zawiadomieniem. Masz prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych w tym celu w dowolnym momencie. Aby wycofać swoją zgodę, prosimy o kontakt z privacy@rgis.com. Po otrzymaniu powiadomienia, że wycofałeś swoją zgodę, nie będziemy już przetwarzać Twojej aplikacji i, zgodnie z naszą polityką przechowywania danych osobowych, będziemy bezpiecznie dysponować Twoimi danymi osobowymi.

Inspektor ds. ochrony danych

Wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych (DPO), aby nadzorował przestrzeganie niniejszej informacji o ochronie prywatności. Jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania dotyczące niniejszej informacji o ochronie prywatności lub sposobu postępowania z danymi osobowymi, prosimy o kontakt: privacy@rgis.com. Masz prawo w każdej chwili złożyć skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych w Polsce.