W jakim celu przeprowadzana jest inwentaryzacja. Obowiązek czy zło konieczne?
Coroczna inwentaryzacja jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy prowadzącego firmy produkcyjne i handlowe, a także w niektórych przypadkach również usługowe. Sprawdź, w jakim celu przeprowadzana jest inwentaryzacja i czym tak naprawdę jest.
Co to jest inwentaryzacja?
Inwentaryzacja jest zespołem skoordynowanych działań rachunkowych, która ma ustalić stan liczbowy oraz wartość majątku firmy. Jedną z części inwentaryzacji w firmie jest stworzenie szczegółowego raportu wskazującego ewentualne różnice między stanem rzeczywistym a tym, który wynika z ksiąg rachunkowych, czy też innej dokumentacji. Inną nazwą inwentaryzacji jest remanent.
Aby remanent przyniósł oczekiwane efekty, musi być wykonany bardzo rzetelnie, najlepiej przez osoby do tego przeszkolone i mające w tym działaniu doświadczenie. Rzecz jasna wszystko musi być przeprowadzone zgodnie z literą prawa, a konkretnie ustawą o rachunkowości z 29 września 1994 roku. Inwentaryzacja musi być przeprowadzona dokładnie, tak by jej wyniki mogły być obiektywne, dostarczając wiarygodne informacje o stanie rzeczywistym majątku firmy.
Jakie są cele inwentaryzacji?
Inwentaryzacja jest kontrolą wewnętrzną wskazującą rozbieżności, braki lub nadwyżki. Do najważniejszych jej celów zaliczyć trzeba:
- uzgodnienie stanu na przykład ewidencji środków trwałych ze stanem rzeczywistym;
- rozliczenie osób odpowiedzialnych za część lub całość majątku firmy;
- sprawdzenie poprawności ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych;
- przeciwstawienie się nieprawidłowościom gospodarowania majątkiem, wynikających na przykład z kradzieży.
Metody inwentaryzacji
W zależności od tego w posiadaniu, jakiego majątku jest przedsiębiorstwo, wyróżnia się 4 metody inwentaryzacji:
- metoda pośrednia uproszczona – stosuje się ją, kiedy wykonanie spisu z natury jest niemożliwe, na przykład, kiedy pomiar techniczny jest uniemożliwiony. Składniki spisuje się w przybliżeniu;
- spis z natury – to najczęściej stosowany sposób remanentu, stosuje się go w przedsiębiorstwach prowadzących księgi rachunkowe. Spis z natury wykorzystuje się w składnikach policzalnych i mierzalnych, na przykład w towarach handlowych, w brakach i odpadach produkcyjnych, w surowcach, w gotowych wyrobach, w składnikach i półwyrobach nadal pozostających w produkcji;
- potwierdzanie sald – jest to dwustronne potwierdzenie stanów księgowych;
- metoda weryfikacyjna – dane zawarte w księgach rachunkowych porównuje się z dokumentami źródłowymi, kartotekami i rejestrami.
Należy pamiętać, że wszystkie dokumenty powiązane z inwentaryzacją trzeba przechowywać przez okres pięciu lat, licząc od dnia rozliczenia inwentaryzacji.