Jak szybko i sprawnie przeprowadzić inwentaryzację?
Większość myśląc o inwentaryzacji, kojarzy ją ze żmudną i monotonną pracą, przy której trzeba być bardzo skupionym, aby nie popełnić błędu. Tenże błąd mógłby odbić się na całej inwentaryzacji i poskutkować następstwami karno-skarbowymi. Jak więc sprawnie i bez błędów przeprowadzić inwentaryzację?
Inwentaryzacja krok po kroku
Biorąc przykład sklepu, w którym inwentaryzację należy przeprowadzić najpóźniej w dniu zakończenia roku obrotowego, wystarczy trzymać się kilku podstawowych zaleceń. W tychże zaleceniach znajduje się okres przygotowawczy, przeprowadzenie inwentaryzacji, porównanie z ewidencją księgową, aktualizowanie dokumentacji oraz zakończenie inwentaryzacji.
Okres przygotowawczy
Okres przygotowawczy – to część inwentaryzacji bardzo ważna, na którą składa się wiele czynności. Na początek trzeba powołać komisję inwentaryzacyjną i wyznaczyć przewodniczącego. To on będzie odpowiadał za cały proces inwentaryzacyjny i do niego należy przyszykowanie harmonogramu, dokumentacji oraz pogrupowania produktów, tak aby ułatwić proces zliczania. Trzeba mieć przygotowane druki rachunkowe, by przejść do kolejnego punktu.
Przeprowadzenie inwentaryzacji
Czynności przeprowadzenia inwentaryzacji polegają na zaewidencjonowaniu wszystkich składników majątku znajdującego się w sklepie lub magazynie. Można tu skorzystać ze wspomnianych druków – arkuszy inwentaryzacyjnych lub z przygotowanych do tego programów komputerowych, co znacznie skraca inwentaryzację. Korzysta się także z czytników kodów kreskowych, nie ma potrzeby mozolnego ich przepisywania.
Analizowanie raportów i porównanie ze stanem ewidencji księgowej
Komisja inwentaryzacyjna na tym etapie powinna zająć się porównaniem wartości stanu z ewidencją księgową oraz przeanalizowanie przyczyn ewentualnych niejasności i różnic wynikających na przykład z kradzieży lub oszustwa, ale także z przekroczenia terminu przydatności.
Nanoszenie zmian w ewidencji księgowej
Podczas tego etapu inwentaryzacji powinno się po przeprowadzeniu spisu z natury i porównaniu z ewidencją księgową, nanieść zmiany obrazujące aktualny stan. Dzień zakończenia inwentaryzacji powinien mieć pełną zgodność dokumentów z faktami.
Zakończenie procesu inwentaryzacji
Jest to etap wyłącznie porządkujący dokumenty, po którym sporządza się protokół końcowy, a dokumenty przenosi się do archiwizacji. W razie kontroli przedstawia się je do wglądu pracownikom skarbowym.
Tak przeprowadzona inwentaryzacja, sporządzenie raportu końcowego i naniesienie aktualnych danych w księgach rachunkowych kończy cały proces inwentaryzacyjny.