Weryfikacja środków trwałych z kategorii IT
Rządowa agencja IT zleciła firmie RGIS przeprowadzenie spisu połączonego z implementacją etykiet z kodem kreskowym w 11 lokalizacjach przy szacowanej liczbie od 7000 do 11000 sztuk.
WYMAGANIA
Rządowa Agencja IT zleciła ekipie RGIS wsparcie przy projekcie weryfikacji oraz oklejenia środków IT. Wymagania były następujące:
- 11 lokalizacji na terenie całego kraju
- Szacowana liczba od 7000 do 11000 sztuk
- Oklejenie środków etykietami z unikalnym kodem kreskowym
- Weryfikacja poprawności informacji zawartych na już oklejonych etykietach
- Zakres zbierania danych obejmował: lokalizację, piętro, pokój, dział, biurko, opis, producenta, model, numer seryjny, uwagi
ROZWIĄZANIE
Aby sprawnie przeprowadzić process inwentaryzacji przyjęto następujące rozwiązania:
- Komisje spisowe działały z pomocą planów budynków, ustalając kolejność spisywanych pomieszczeń
- Dwuosobowe zespoły spisując szafy serwerowe działały z obu stron w celu zachowania kolejności spisu
- Istniejące etykiety na środkach trwałych były skanowane a informacje pod ich numerem automatycznie uzupełniane przez program
- Dzięki współpracy z opiekunami, każdy zespół mógł zidentyfikować wszystkie napotkane środki trwałe i umieścić prawidłowy opis
- Tempo spisywania jedej osoby wynosiło 25-30 środków trwałych na godzinę
REZULTATY
Dzięki współpracy z RGIS, Rządowa Agencja IT odniosła następujące korzyści:
- Zostały przygotowane 3 raporty: środki odnalezione, raport niedoborów oraz raport nadwyżek
- Dane spisowe zostały zestawione z rejestrem środków trwałych, dzięki czemu klient zidentyfikował 1500 sztuk majątku wycofanego z użytkowania, który wciąż znajdował się w bazie danych