Spis środków trwałych w szkołach
Lokalne kuratorium zatrudniało grupę sześciu audytorów wewnętrznych, których zadaniem było przeprowadzanie spisów oraz zarządzanie majątkiem szkół znajdujących się w regionie. Klient oczekiwał zaproponowania usługi optymalizującej koszty w tym zakresie.
WYMAGANIA
Lokalne kuratorium oświaty potrzebowało efektywnej kosztowo alternatywy dla obecnego systemu zarządzania majątkiem. Wymagania były następujące:
- Ekipa RGIS miała za zadanie przejąć obowiązki wykonywane dotychczas przez stały personel kuratorium przy obligatoryjnym obniżeniu kosztów
- Należało przeprowadzić spisy z natury w krótszym czasie i przy niższych kosztach niż do tej pory
- Dodatkowo, proces spisu z natury miał się zamknąć w ciągu 6 tygodni wakacyjnych, w celu uniknięcia zakłóceń oraz utrudnień dla uczniów i personelu szkół
ROZWIĄZANIE
Firma RGIS przygotowała program do elektronicznego zbierania danych oraz wyznaczyła grupy doświadczonych audytorów do współpracy z administratorami poszczególnych placówek:
- W każdej z lokalizacji przeprowadzano jednodniowy spis, dostosowując liczbę audytorów do rozmiarów placówki
- Stworzono dokładny harmonogram w porozumieniu z przedstawicielami poszczególnych placówek
- Głównym czynnikiem przy tworzeniu harmonogramu było zminimalizowanie utrudnień, mogących mieć wpływ na pracę placówek lub na uczniów
REZULTATY
Dzięki zastosowanym działaniom, proces spisu we wszystkich placówkach został wykonany w ciągu 6 tygodni. Był to znaczny progres w stosunku do poprzednich działań, które z reguły zajmowały cały rok:
- Zespół do spraw zarządzania majątkiem został rozwiązany, a jego członkowie otrzymali inne przydziały
- Wszystkie środki trwałe w lokalizacjach zostały spisane przez wyznaczone ekipy w tempie jednej placówki dziennie
- Dzięki zastosowaniu bardziej efektywnej metody spisu, klientowi udało się obniżyć koszty oraz otrzymać wiarygodne informacje o stanie i liczbie środków trwałych w poszczególnych lokalizacjach
- Można było uaktualnić listy potrzebnych zamówień oraz wyeliminować zbędne koszty