Wskazówki i analizy

1. Inwentaryzacje okresowe

Mogą odbywać się co miesiąc, co kwartał lub co pół roku. Ich funkcją jest sprawdzenie całego dostępnego towaru w ciągu jednego lub dwóch dni, w zależności od ilości produktów. Metoda inwentaryzacji, jak i sam jej przebieg jest podobna do inwentaryzacji rocznej – cały zapas towaru jest liczony i zapisywany na formularzach lub skanowany i może być porównany z plikiem stanów magazynowych.

Podczas gdy niedrogie rzeczy mogą być sprawdzane raz do roku, towar droższy lub popularny wśród złodziei powinien być sprawdzany częściej.

2. Inwentaryzacja ciągła

Działając tym systemem, inwentaryzacja prowadzona jest według długofalowego planu. Towar A może być liczony co miesiąc, towar B – co tydzień a towar C – codziennie. Ta metoda pozwala na bieżąco weryfikować wszystkie transakcje dotyczące danego produktu.

Wszelkie różnice uwydatnione tym sposobem można wyjaśniać w ciągu całego roku, w związku z czym można przygotować kompletną analizę dotyczącą towaru. Inwentaryzacja roczna również przebiegnie sprawniej, jeśli wszystkie różnice w ciągu roku będą podlegać natychmiastowej weryfikacji.

Inwentaryzacja ciągła ma również minimalny wpływ na pracę sklepu, ponieważ liczenie i weryfikacja towaru przeprowadzane jest w ciągu całego roku. Pozwala to regularnie zestawiać raporty ze stanami systemowymi i sprawnie wychwytywać niezgodności.

3. Kontrola dostaw/wysyłek

Kontrola prowadzona jest w trakcie przyjmowania dostaw lub/i wysyłania towaru do klienta lub sklepu. Polega na porównaniu faktury/zamówienia lub dokumentu wydania z przygotowaną lub otrzymaną paczką.

4. Weryfikacja niskiego zatowarowania

Ten proces jest przeprowadzany, kiedy zapas danych towarów się wyczerpał lub jest bardzo niski. Przeważnie przeprowadzany jest przez pracowników sklepu. Poziom towaru jest zapisywany, zostaje zamówiona nowa dostawa produktu a sytuacja podlega analizie by nie powtórzyła się w przyszłości.

5. Inwentaryzacja roczna

Jeśli firma nie przeprowadza inwentaryzacji okresowej lub ciągłej, niezbędna jest inwentaryzacja roczna. Wykonuje się ją raz do roku, czasami wymaga to zamknięcia sklepu/magazynu na kilka dni lub wstrzymania dostaw. Tak jak w przypadku inwentaryzacji okresowych, wszystkie towary znajdujące się magazynie/sali sprzedaży są skanowane i porównywane ze stanami magazynowymi.

Którąkolwiek z metod inwentaryzacji wybierzesz, dostarczy ona następujących informacji

• określi jak dobrze działa twoja firma
• potwierdzi/zweryfikuje twoje zyski
• wykaże, czy firma ma jakiekolwiek problemy z powodu strat np. kradzieży
• pomoże dobrać strategię cenową
• dostarczy dokładnych danych na temat towaru, który posiada firma
• ukaże, które produkty sprzedają się lepiej, a które gorzej
• wykaże jak zmniejszyć zapas aby ulepszyć przepływ gotówki