W związku ze zbliżającym się terminem przeprowadzenia obligatoryjnej inwentaryzacji środków trwałych, klient zarządzający hotelem zlokalizowanym przy jednym z lotnisk w Polsce nawiązał współpracę z firmą RGIS.

WYMAGANIA
W celu przeprowadzenia efektywnej inwentaryzacji środków trwałych oraz ujawnienia niedoborów, które mogły wystąpić na przestrzeni czterech lat od ostatniego spisu, firma RGIS otrzymała następujące zadania:

• Zweryfikować i spisać wszystkie składniki majątku znajdujące się na terenie hotelu, w 178 pokojach dla gości, restauracji, kuchni, lobby, magazynach oraz działach administracji
• Przeprowadzić proces liczenia maksymalnie w ciągu czterech dni
• Przekazać wynik w postaci zaktualizowanego rejestru środków trwałych

ROZWIĄZANIE
Aby sprawnie i dokładnie przeprowadzić proces inwentaryzacji, firma RGIS zastosowała nastepujące rozwiązania:

• Dzięki przekazanym przez klienta planom budynku, przygotowano plan inwentaryzacji uwzględniający podział budynku na strefy, do których przypisanych było 10 audytorów RGIS podzielonych na dwuosobowe zespoły
• Ze względu na dużą liczbę pokoi gościnnych, trzy zespoły przydzielone zostały do działu housekeeping. W celu zwiększenia efektywności spisu przygotowano tabelę zawierającą typy środków trwałych mogących znajdować się w spisywanych pomieszczeniach. Dzięki zastosowaniu tego rozwiązania zespoły spisujące miały dokładne wytyczne, które składniki majątku należy spisać w pokojach
• Dwa kolejne zespoły przydzielone zostały do działów administracji oraz techniczno-gospodarczego
• Składniki majątku były oznaczone etykietami z kodem kreskowym. W celu spisania danej rzeczy należało zeskanować kod kreskowy, a reszta danych, takich jak opis czy numer seryjny, była automatycznie uzupełniana przez program inwentaryzacyjny na podstawie bazy przekazanej przez klienta
• W przypadku natrafienia na nieoznaczony środek trwały, zostawał on oznaczony etykietą tymczasową a zespół spisowy wprowadzał do skanera dane obejmujące numer inwentarzowy, numer seryjny, lokalizację oraz odpowiadający dział
  

• Spisano ponad 7,700 sztuk środków trwałych i wyposażenia
• Przygotowano raport rozbieżności wskazujący różnice pomiędzy spisem a rejestrem
• Spis przeprowadzono w wymaganym terminie czterech dni